INHOUDSOPGAVE
Inleiding
Ballroom is een content management system (CMS) en voorziet in een benchmark- en communicatieplatform. Een website die op Ballroom draait, geeft bezoekers een duidelijk gestructureerd overzicht van nieuwsartikelen en andere communicatieve inhoud. Voor beheerders is Ballroom een gebruiksvriendelijke applicatie om documenten te beheren, discussies op gang te brengen en andere content te bewerken binnen een gestandaardiseerde website. De modules van Ballroom worden in samenspraak met de vormgevers van ABF naadloos in de website verwerkt, volledig in de gewenste huisstijl.
In deze handleiding wordt de werking van de volgende onderdelen van Ballroom toegelicht:
- Ballroom modules
- Structure
- Users & authorization
- Mailings
- Interface
Hierbij wordt de algemene werking van de diverse onderdelen besproken en worden de meest belangrijke functies worden uitgelicht.
De beheermodule van Ballroom is voor elke beheerder hetzelfde, voor de presentatieomgeving geldt dit echter niet. Deze zal volledig in de gewenste look-and-feel van de klant worden gemaakt. Hierdoor verschillen Ballroomversies onderling van elkaar en vaak is het niet zichtbaar dat Ballroom wordt toegepast. In plaats van documenten (een module in Ballroom) kan de klant er bijvoorbeeld ook voor kiezen om deze 'rapporten' te noemen.
Onderstaand een voorbeeld van een website die op Ballroom draait. De diverse Ballroom modules (zoals nieuws, FAQ's, documenten) zijn hierbij in de header middels een dropdown menu verwerkt (1). Het gaat om de FAQ's die in dit geval hernoemd zijn naar 'Veelgestelde vragen' (2). Deze zijn thematisch onderverdeeld (3) en worden in het content scherm (4) getoond. Specifieke content, zoals nieuws, discussies en documenten worden hier getoond. Ook zijn er diverse contact mogelijkheden (5), zoals het inschrijven voor een nieuwsbrief of het invullen van een contactformulier.
Algemeen
Deze handleiding loopt stap voor stap langs de functies die de beheerder tot zijn beschikking heeft bij het bewerken van zijn website. Een aantal beheeropties komen steeds terug in Ballroom, zoals het tekstvlak en de zichtbaarheid van items. Deze worden in dit hoofdstuk besproken. Alsmede de algemene werking van Ballroom.
Voor elke functie is in Ballroom een korte omschrijving beschikbaar wat te raadplegen is via het ?-icoontje:
Toegang tot Ballroom
Om toegang te krijgen tot de beheermodule van Ballroom dienen eerst gebruikers te worden aangemaakt binnen het onderdeel 'Users'. Afhankelijk van de opgegeven rol krijgen ze bepaalde rechten. Nadat deze zijn aangemaakt, ontvangen ze een mail met hun inloggegevens. Vervolgens kunnen ze inloggen door het login menu van Ballroom te benaderen middels de URL ../login.aspx. Veelal zal hiervoor door de vormgevers van ABF een inlogbutton op de landingspagina worden aangemaakt. Deze twee manieren brengen je naar een inlogmenu. Ook is dit de plek waar je een nieuw wachtwoord kan opvragen. Een nieuw wachtwoord wordt opgestuurd naar het emailadres dat corresponderend met de ingevulde 'Login Name'.
Naast Ballroom bevat Swing Studio ook een gebruikersdatabase binnen het menu Accounts > Users. Afhankelijk van hun rechten kunnen deze gebruikers in Swing Studio inloggen. De Usergroup waaraan een gebruiker is gekoppeld dient hiervoor als Usertype 'Administrator' te hebben.
De gebruikersdatabases van Studio en Ballroom zijn gescheiden. Het is echter mogelijk om zowel toegang te krijgen tot Ballroom als tot Studio. Een voorwaarde hiervoor is dat de Username in Studio bij het onderdeel Users hetzelfde moet zijn als de Login name bij het onderdeel Users binnen Ballroom. Ook moet deze user in Ballroom de role 'system administrator' krijgen. Voor de user in Studio geldt dat deze gekoppeld moet zijn aan een Usergroup waarvoor als Usertype 'Administrator' is ingesteld. Als deze user vervolgens in Ballroom of Studio inlogt, verschijnen alle Studio onderdelen inclusief het Ballroom menu:
Via Quickstart komen gebruikers op de overzichtspagina van Ballroom terecht. Ook is er de mogelijkheid om direct de live versie te openen en de Ballroom settings te benaderen. Binnen deze settings kan je de website titel en meta description/keywords aanpassen. Zie het ? icoontje voor meer info. De Matomo onderdelen worden doorgaans door ABF verstrekt en zijn al ingevuld en dienen niet gewijzigd te worden, tenzij hier een geldige reden voor is.
Quick start
In Studio kan je via het menu van 'Ballroom' naar 'Quick start' gaan. Vanaf deze overzichtspagina van Ballroom kan je eenvoudig navigeren naar de diverse onderdelen van Ballroom. Gebruik hiervoor het menu aan de linkerkant (1) of ga via een van de snelkeuzes (2) direct naar het betreffende onderdeel.
Algemene bewerkingen
In elk onderdeel (FAQ's, nieuwsitems, links, etc..) zijn diverse bewerkingen mogelijk. Klik op een van de onderdelen in het linkermenu om deze te openen. Vervolgens zijn er diverse bewerkingen mogelijk. Je kan een item toevoegen (1) of verwijderen (2, hiervoor moet het item eerst geselecteerd zijn). De volgorde aanpassen middels drag and drop (3) en het item bewerken (4). Ook kan je diverse info inzien (5). Zoals de aanmaakdatum, zichtbaarheid en of het item publiek toegankelijk is. Als een item niet publiek toegankelijk is dan kunnen alleen ingelogde gebruikers het item inzien. Aan het blauwe bolletje (6) kan je herkennen dat een item nog niet is gepubliceerd.
Door op de edit knop te klikken, kan je het item bewerken:
Hierna opent een panel aan de rechterkant waarmee je de eigenschappen kan aanpassen. De screenshot uit dit voorbeeld heeft betrekking op het onderdeel 'Documents'. Raadpleeg het ? icoontje (1) om een omschijving van het betreffende eigenschap te verkrijgen. Geef, indien van toepassing, aan in welke categorie het item moet komen (2). Deze categorie kan je aanmaken bij het onderdeel Structure > Categories. Voor de Ballroom modules Documents, Links, FAQ's, Good Practices en Tiles kan je een categorie indeling maken. Geef aan of het item zichtbaar moet zijn (3) en of deze publieke toegankelijk moet zijn (4). Indien het item niet publiekelijk toegankelijk is, kan deze alleen bekeken worden door ingelogde gebruikers. Als de zoekmodule is geactiveerd kan je het item uitsluiten van de zoekresultaten (5). Ook zijn er diverse mogelijkheden voor 'search engine optimization (SEO)'. Zo kan je keywords (6) opgeven voor betere zoekresultaten en een metadata description (7), deze omschrijving wordt gebruikt als previewtekst door zoekmachines voor de website. Als de aanpassingen zijn doorgevoerd, zijn er diverse opties om het item op te slaan en eventueel te publiceren (8).
Tekstvlak
Bij veel onderdelen is het mogelijk om tekst toe te voegen, zoals bij nieuwberichten of FAQ's. Hiervoor dient gebruik te worden gemaakt van de teksteditor. Je kan hier teksten (1) toevoegen en deze worden op de achtergrond automatisch omgezet naar HTML. De stijl en lettertypes zijn gemakkelijk aan te passen, evenals het toevoegen van opsommingen (2), links (3) en plaatjes (4). De achterliggende HTML code kan aangepast worden door op de 'Source' button (5) te klikken.
Opmaak
De standaard Microsoft Office tekstopmaak opties (2) zijn binnen dit tekstvlak beschikbaar. Tekst kan in bold, italics en onderstreept worden weergegeven en (on)geordende opsommingen kunnen worden ingevoegd.
Links
Het is mogelijk om (een deel van) een tekst klikbaar te maken en een bezoeker door te laten linken (1) naar een andere website. Dit doe je door het stuk tekst te selecteren waarvan je een link wil maken. Deze tekst kan bestaan uit slechts één letter tot aan een hele zin of tekst. Het kan voorkomen dat je een link aanmaakt, maar deze toch wil deleten. In dit geval moet je de link tekst selecteren en op het knopje ‘Unlink’, naast ‘Link’, klikken (2). De link en zijn instelling worden meteen verwijderd.
Klik na het selecteren op het Link-knopje om het Link-menu te openen:
Met ‘Link Type’ (1) kan je het type link selecteren voor de tekst. De volgende typen zijn mogelijk:
- URL link, verwijst naar een website of geselecteerde bestanden
- Email link, opent automatisch een email venster naar een geselecteerd emailadres
- Phone, opent een app waarmee je belt naar het opgegeven nummer
- Link to anchor in the text, waarmee je kan scrollen naar een onderdeel binnen de tekst
Je kunt een URL Link toevoegen door een URL Link van een website te kopiëren en te plakken in het URL vak (2). De tweede optie is door op ‘Browse Server’ (3) te klikken. Hiermee kan je bestanden naar Ballroom uploaden en selecteren als link. Ook is het mogelijk om te bepalen hoe de link geopend moet worden, zoals openen in een nieuw venster. Dit kan via het tabblad 'Target' (4). Met het 'Display text' (5) vlak kan de weegegeven tekst worden bepaald.
Het toevoegen van een email link doe je door ‘E-mail’ te selecteren als Link Type, daarna verschijnen de email opties zoals te zien is in onderstaande afbeelding. Nu kan je de weer te geven tekst bepalen (1) en het emailadres intypen (2). Bij ‘Message Subject’ (3) en ‘Message Body’ (4) is het mogelijk om default teksten in te voeren. Als een bezoeker op de link klikt, opent er automatisch een email venster met het juiste emailadres en het voorgeprogrammeerde onderwerp en tekst.
Met het linktype 'Phone' kan je een telefoonummer opgeven. Indien op deze link geklikt wordt, dan opent een venster in je browser waar gevraagd wordt een app op te geven. Hiermee kan je een app opgeven waarmee je kan bellen. In geval gebruikers deze app geinstalleerd hebben, dan kunnen gebruikers op de link klikken waarna automatisch deze app opent, en het opgegeven telefoonnummer gebeld wordt.
Met het linktype 'Link to anchor in the text' kan je scrollen naar een specifieke plek binnen de tekst. Je kan de id's selecteren (indien opgegeven in de html code, zoals: id="blok1" ) waarnaar gescrolled moet worden.
Afbeeldingen
Het invoegen van afbeeldingen in een tekst begint met een klik op de Image knop binnen de teksteditor. Er opent zich het ‘Image Properties’ venster. Om een afbeelding te selecteren klik je ‘Browse Server’ (1). Het 'images' menu wordt geopend. Binnen dit menu kan je een afbeelding kiezen uit een lijst met reeds geüploade bestanden. Als je een nieuwe afbeelding nodig hebt dan klik je op ‘Add image’, waarin je naar afbeeldingen kan zoeken. Als je een afbeelding upload, wordt deze direct opgenomen in de afbeeldingen lijst. Nu kan je de afbeelding selecteren via 'Select image'.
Wanneer je een afbeelding geselecteerd hebt, wordt deze direct in het ‘Preview’ vak getoond (2). Er zijn nu nog twee belangrijke aanpasmogelijkheden. Je kan handmatig de grootte van de afbeelding aanpassen (3). De verhoudingen van de afbeelding veranderen hierdoor niet. Wil je dit wel, dan klik je op het slotje (4) om de vaste verhoudingen los te laten. Ook kan de uitlijning van de afbeelding gekozen worden (5). Er moet gekozen worden tussen links en rechts uitlijnen.
Datum
De datum is bedoeld om te laten zien op welke datum een bepaalde content (bijv. nieuws of documenten) geplaatst of gewijzigd is. Wanneer een bezoeker een item leest, kan hij zien wanneer het gepubliceerd is. Bij het aanmaken van een item wordt de datum van aanmaken als datum toegepast, je kan dit aanpassen via het menu onderdeel 'Created':
Uiteindelijk verschijnt de datum bij het nieuwbericht:
Preview en opslaan
Wanneer je in een beheermodule een item maakt of wijzigt, kan het handig zijn om alvast te zien hoe het bericht er uit komt te zien. Dit kan met behulp van de ‘Save & Preview’ knop. Bij ‘News’ items kan dit bijvoorbeeld. Tijdens het editen kan je kiezen kiezen uit drie opties om op te slaan. Deze opties verschijnen onderaan het opengeklapte paneel:
- Door op ‘Save & Preview’ te klikken wordt de aangemaakte/gewijzigde content opgeslagen, maar niet gepubliceerd. De content zal wel beschikbaar zijn om te publiceren, aangezien het opgeslagen wordt in het betreffende onderdeel van de Ballroom beheermodule. Bovendien wordt de preview versie in een nieuw venster geopend. Dit geeft een voorbeeld van hoe de content eruit zal komen te zien voor de gebruiker.
- Met de 'Save' button wordt alleen de content opgeslagen (en niet gepubliceerd).
- Save & Publish’ slaat content op en publiceert het ook direct. Er wordt geen preview getoond en gebruikers kunnen de content direct zien.
Zichtbaarheid en openheid
Een terugkerende beheeroptie is de optie waarmee je de zichtbaarheid en openheid van een stuk content kan bepalen. Als de ‘Public’ optie is geactiveerd, dan is de content voor iedere bezoeker te zien. Als deze optie niet aanstaat, dan is de content alleen voor personen met een inlogaccount van de desbetreffende Ballroom site toegankelijk. Door de ‘Visible’ optie te activeren, wordt de content zichtbaar voor hen die met behulp van ‘Public’ toegang krijgen tot de content. Als ‘Visible’ uitstaat, dan kan niemand de content daadwerkelijk zien.
Search engine optimization
De vindbaarheid van je gepubliceerde content is belangrijk om je doelgroep te bereiken. Ballroom biedt de mogelijkheid om je content van specifieke kenmerken te voorzien zodat je beter vindbaar bent voor zoekmachines. Hiervoor kan je 'Keywords' en een 'Meta description' opgeven. 'Keywords' worden gebruikt door zoekmachines en verbeteren je zoekresultaten. De 'Meta description' is een stuk tekst dat als preview tekst getoond wordt bij de zoekresultaten van zoekmachines. Deze mag maximaal 160 karakters groot zijn.
Ballroom modules
Ballroom bestaat uit diverse modules waarmee je als beheerder content kan toevoegen aan je website, zoals documenten en FAQ's. De content kan in categorieën worden onderverdeeld. Deze kan je aanmaken bij het onderdeel Structure > Categories. In samenspraak met ABF wordt bepaald hoe de content op de website zal worden aangeboden en vormgegeven, waarna je met Ballroom eenvoudig content kan toevoegen en bijhouden.
News
In de module 'News' kan je de nieuwsberichten op je website onderhouden. Je kan nieuwe berichten aanmaken en bestaande berichten aanpassen. Voor elk nieuwsbericht zal een titel (1), intro (2), hoofdtekst (3) en eventueel een plaatje (4) opgegeven moeten worden. Het recentst toegevoegde nieuwsbericht komt automatisch bovenaan te staan. De intro fungeert als een teaser. Een teaser is bedoeld als korte tekst die de nieuwsgierigheid van bezoekers omtrent het gehele nieuwsitem moet opwekken. De tekst van zowel de teaser als de hoofdtekst kan opgemaakt worden met behulp van het tekst vak.
De berichten verschijnen in Ballroom met de aanmaakdatum (1), een titel (2), intro/teaser (3). Vervolgens kunnen gebruikers doorklikken (4) naar het hoofdbericht.
Documents
Met deze module kunnen beheerders gestructureerd bestanden van maximaal 100 MB (1) als download aanbieden, onder begeleiding van een titel (2), omschijving (3) en eventueel een plaatje (4).
Als het document is aangemaakt, kan je gemakkelijk de downloadlink kopieren, zodat je deze ergens anders kan toepassen. Bijvoorbeeld in het onderdeel 'news' of 'links'.
De documenten verschijnen per categorie (1) onder elkaar, met de titel (2) en omschrijving (3). Inclusief aanvullende info zoals de aanmaakdatum, categorie en bestandsgrootte (4). Door op de titel te klikken, wordt het bestand gedownload.
Links
Het gestructureerd aanbieden van links is mogelijk met deze module. Geef de URL op (1) en voorzie deze van een titel (2), beschrijving (3) en plaatje (4). Let op dat het http(s):// element niet meer toegevoegd hoeft te worden bij het opgeven van de URL. Ook kan je bepalen of de URL in een nieuw venster moet openen (5). De links worden overzichtelijk op een pagina weergegeven, voorzien van een titel en begeleidende tekst. Eventueel onderverdeeld naar categorie.
FAQ's
Het opnemen van FAQ's is een goede manier om veel voorkomende vragen over de databank of website af te vangen en voorkomt daarmee dat bezoekers de mail of telefoon overbelasten met herhalende vragen (en antwoorden). Definieer de vraag (1), formuleer een antwoord (2) en voorzie de FAQ eventueel van een plaatje (3).
De FAQ's worden vervolgens thematisch weergegeven en de antwoorden kunnen eventueel (afhankelijk van de klantwensen) via een uitklapmenu getoond worden. Door op de vraag te klikken, opent in dat geval het antwoord.
Good practices
Het onderdeel Good practices is bedoeld om praktijkvoorbeelden, acties en oplossingen die gerelateerd zijn aan een bepaald werkveld te delen tussen leden van dat werkveld met als doel om elkaar te laten zien hoe iets gedaan kan/moet worden. Het is een pagina waar vooral gebruikers, in plaats van beheerders, de inhoud bepalen. Ze kunnen inloggen (een 'Role' als regular user is hierover benodigd) in Ballroom en vervolgens dit onderdeel aanpassen en commentaar toevoegen. Binnen het menu van de Good practives kan je de relevante tekst vakken vullen, zoals voor- en nadelen. Daarbij kan je ook een document toevoegen aan de good practice. Bezoekers kunnen een bijgevoegd document onderaan de pagina openen.
Discussions
Het onderdeel discussies dient als een soort forum. Hierin kunnen gebruikers elkaar informeren, overtuigen en zaken bespreken omtrent een topic. Deze discussies maken ze zelf aan op de website en ze kunnen op elkaar reageren. Als beheerder kan je bestaande discussies beheren.
In de beheermodule ‘Discussions’ staat een lijst met discussies die beheerd kunnen worden. Dit zijn alle discussies die op de site zijn aangemaakt door gebruikers.
Klik op de 'edit button' van de discussie die je aan wilt passen. Hier kun je elk element van de discussie (topic, teaser, content maar ook de reacties van gebruikers) aanpassen. Een teaser is hier bedoeld als korte tekst die de nieuwsgierigheid van bezoekers omtrent het discussie item moet opwekken. De teaser vind je als bezoeker boven de ‘Lees verder’ knop.
Tiles
De landingspagina van Ballroom kan in verschillende tegels worden ingedeeld, die elk naar een specifiek onderdeel verwijzen. Doorgaans wordt Ballroom gecombineerd met Swing Viewer en Mosaic. Zo kan je bijvoorbeeld via een tegel naar een Mosaic verwijzen. De tegels kunnen voorzien worden van een beschrijving maar kunnen ook data tonen die uit de database van Studio wordt gehaald. De opmaak van de tegels op de landingspagina wordt door een vormgever van ABF in orde gemaakt. De 'Tiles' worden daarom in eerste instantie door een vormgever opgezet, waarna de beheerder zelf eenvoudige aanpassing aan deze content kan doen.
Zo kan je de titel aanpassen (1), evenals de tekst (2) die bij een tegel verschijnt als je over de tegel 'hoovert'. Ook kan je de URL aanpassen (3) waarnaar verwezen wordt en een plaatje toevoegen (4).
Survey responses
Sommige Ballroom versies maken gebruik van de enquêtetool Quevi Bij Survey responses kan een beheerder bekijken wat de status en voortgang is van vragenlijsten. In het overzicht is het ook mogelijk om de status te veranderen, een vragenlijst op alleen-lezen te zetten zodat deze niet meer ingevuld kan worden, een vragenlijst goed te keuren of de ingevulde resultaten te downloaden als PDF formaat.
Structure
In het onderdeel 'Structure' kan de beheerder aanpassingen doen met betrekking tot de algemene structuur van Ballroom. Keywords komen bijvoorbeeld overal terug en kan je bij diverse onderdelen opgeven, idem voor de categorieën die je kan definiëren.
Custom pages
Onder 'Custom Pages' verstaan we op maat gemaakte onderdelen van de website, die afwijken van de algemene content (documents, faq's, links etc..). Deze zijn niet standaard onderdeel van Ballroom. Disclaimers, begrippenlijsten en ‘Over ons’ pagina’s zijn veelgebruikte voorbeelden van een custom page. ABF zal deze pagina's in samenspraak met de beheerder opzetten waarna je eenvoudig de content kan aanpassen via het tekstvlak.
Keywords
Voor de Ballroom content (documents, faq's, links etc..) is het mogelijk om keywords (1) op te geven. Deze optie verschijnt in het edit panel van de betreffende content. De keywords worden gebruikt door zoekmachines voor betere zoekresultaten. Via de button 'Add keywords' (2) opent een menu waar je de keywords kan selecteren en eventueel nieuwe keywords kan toevoegen.
Via Structure > Keywords komt je in het hoofdmenu van de keywords terecht. Hier vind je een overzicht van alle aangemaakte keywords en kan je keywords aanmaken of verwijderen. De kolom count toont het aantal koppelingen aan content van het specifiek keyword. De lijst kan geëxporteerd worden (in Excel format) via de groene 'Export items' button. Dit bestand kan je vervolgens aanpassen en weer importeren via de groene button 'Import items'. De kolom 'keywords' is hierbij verplicht.
Categories
Met behulp van categorieën kan structuur op de website worden aangebracht. Verschillende typen content (FAQ’s, documenten, links, good practices en tiles) kunnen worden ingedeeld op basis van categorieën. Je kan een nieuwe categorie toevoegen (1), deze aanpassen (2) en de volgorde middels drag and drop aanpassen (3). Pas als er content aan een categorie wordt toegevoegd zal de categorie voor gebruikers zichtbaar worden. Er zal zo nooit een lege categorie op de site komen te staan.
Met de groene button 'Create new item' opent onderstaand scherm. Geef hier een naam op voor de categorie (1), eventueel met omschrijving (2) en bepaal in welk Ballroom onderdeel de categorie moet komen (3).
Surveys
Bij Surveys kan een beheerder nieuwe vragenlijsten inladen. Daarvoor moet een beheerder een titel, een introductietekst en de bijbehorende survey code uit Quevi toevoegen. De vragenlijst met alle bijbehorende responses wordt dan opgehaald. Bij het onderdeel 'Survey responses' komt de nieuw toegevoegde vragenlijst erbij. Dit kan even duren, afhankelijk van de grootte van de vragenlijst.
Via de groene button 'Create new item' opent onderstaand scherm waar de titel (1), introductietekst (2, optioneel) en de bijbehorende surveycode (3) opgegeven dient te worden.
Users and authorisation
Hier worden alle gebruikersinstellingen en de bijbehorende bevoegdheden bepaald. Ook zijn er meerdere gebruikersgroepen aan te maken, vaak opgedeeld per bedrijf.
Users
In dit onderdeel vind je een overzicht van alle gebruikers en de algemene gebruikersinstellingen. Hier kan je filteren op de eigenschappen login name, e-mail, organisatie, rol, zichtbaarheid en of de gebruiker uitgeschakeld is.
Met de groene 'Create new item' button kan je een nieuwe gebruiker toevoegen. Hier kan eventueel wat persoonlijke informatie opgegeven worden, zoals de achternaam en telefoonnummer. De login name (moet uniek zijn) en email zijn hierbij het meest relevant. De login name wordt gebruikt om in te loggen en het email-adres voor correspondentie (zoals de wachtwoord vergeten functie en bij mailings).
Verder kan je de organisatie opgeven waartoe een gebruiker behoort (1), de organisaties kan je aanmaken bij het het onderdeel 'Organisations'. De optie 'Visible' (2) dient om toe te passen in het gebruikersoverzicht, je kan erop filteren. Met de optie 'DIsabled' (3) kan je gebruikers uitschakelen, zodat ze niet meer kunnen inloggen. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als je wilt dat een gebruiker nog geen (of niet meer) toegang moet hebben tot Ballroom, maar je de gebruiker niet wilt verwijderen.Ze blijven wel gewoon zichtbaar in het gebruikersoverzicht en je kan het 'disablen' ongedaan maken. Het is dus geen permanente actie. Een gebruiker daadwerkelijk verwijderen via de rode 'Delete' button is dat wel, hiermee verwijder je gebruikers permanent uit de database.
Gebruikers van de beheermodule Ballroom kunnen verschillende rollen (4) hebben waarmee de rechten afgebakend worden:
- System administrator: volledige admin rechten, alle Ballroom onderdelen zijn benaderbaar.
- Regular user: kan content toevoegen, zoals comments, good practices en bijbehorende comments. Kan ook eventuele Quevi vragenlijsten inzien.
- Coordinator: dezelfde rechten als een regular user, maar kan ook gebruikers toevoegen.
- Visitor: heeft alleen-lees rechten en kan dus niks aanpassen binnen Ballroom.
- Helpdesk: kan de Quevi data entry module benaderen.
Gebruikers hebben ook de mogelijkheid om via een externe authenticatie provider (zoals Azure AD) in te loggen, met deze optie (5) kan je dit inschakelen. Tot slot is het mogelijk om aan te geven of de gebruiker de vragenlijst (Quevi) kan invullen (6).
Organisations
Ballroom kan dienen als benchmarkplatform waarbij bedrijven en andere organisaties van elkaar kunnen leren en met elkaar kunnen communiceren. Vandaar dat meerdere gebruikersgroepen, vaak opgedeeld per bedrijf op Ballroom te vinden kunnen zijn. Binnen het onderdeel 'organisations' zie je een overzicht van alle organisaties die deel uitmaken van de website. Gebruikers zijn afkomstig van één van deze organisaties. Als je een gebruiker aanmaakt, kan je opgeven bij welke organisatie deze behoort. Met behulp van de groene button ‘Create new item’ kan je een organisatie toevoegen.
Vervolgens opent onderstaand scherm waarbij een aantal algemene bedrijfsgegevens ingevuld kunnen worden. De naam (1) is hierbij verplicht.
Met 'domains' (2) kan je aangeven bij welk webdomein de organisatie behoort. Soms heeft Ballroom de registratie mogelijkheid aan staan. Hiermee kan een gebruiker zich aanmelden via een online formulier. Het systeem kan dan op basis van het emailadres van een gebruiker de nieuw geregistreerde gebruiker koppelen aan een organisatie en activeren. Normaliter meldt een gebruiker zich aan en krijgt de beheerder een bericht dat bijvoorbeeld user@test.nl toegang vraagt tot het platform. De beheerder kan deze aanvraag goed- of afkeuren. Als voor de organisatie test het domein test.nl toe is gevoegd dan zou de aanmelding geen goedkeuring nodig hebben en dan kan de gebruiker gelijk inloggen op het platform.
De external code (3) is de unieke code (verplicht) en wordt gebruikt voor het koppelen aan een Quevi organisatie. Met 'Is group' (4) kan je aangeven of de organisatie tot een groep behoort, zie voor meer uitleg het onderdeel 'Groups'. Net als bij de gebruikers kan je organisaties uitschakelen (5), waarna ze geen toegang meer hebben tot Ballroom.
Groups
Groups worden gebruikt als een gebruiker meerdere organisaties beheert. Soms is er een gebruiker die voor vier organisaties data kan bekijken of de Quevi vragenlijst kan invullen.
Het is mogelijk om groepen aan te maken en meerdere organisaties te koppelen aan een groep. Als je wilt dat een gebruiker toegang heeft tot al die organisaties dan moet die gebruiker gekoppeld zijn aan een organisatie die “Is group” aan heeft staan. Deze organisatie moet dan ook de “Group” ingesteld hebben op de correlerende groep, zie screenshot hieronder:
- Een groep “Enschede, Losser” is aangemaakt
- De organisatie Enschede heeft als group “Enschede, Losser” ingesteld
- De organisatie Losser heeft als group “Enschede, Losser” ingesteld
- Er is een organisatie aangemaakt met bijvoorbeeld de naam “Enschede, Losser” die als group “Enschede, Losser” ingesteld heeft en “Is group” op “true” heeft staan
- Alle gebruikers die gekoppeld zijn aan de organisatie “Enschede, Losser” kunnen data en vragenlijsten bekijken van zowel Enschede als Losser.
- Alle gebruikers die gekoppeld zijn aan Enschede of Losser kunnen alleen van hun eigen organisatie data en vragenlijsten bekijken
User statistics
Gebruikersstatistieken van de website vind je in ‘User Statistics’. Hier vind je een lijst waarin elke sessie (het inloggen van een gebruiker) is geregistreerd, de naam van de organisatie van deze gebruiker wordt hierbij weergegeven. Ook de datum en het geanonimiseerde IP-adres wordt weergegeven. Bij het aanvinken van ‘Show totals’ krijg je een tabel te zien met het aantal sessies per organisatie op de site. Zo krijg je in een handig overzicht te zien welke organisatie het meest gebruik van de site maakt.
Mailings
Alles omtrent de communicatie per mail wordt hier behandeld. Ballroom is uitermate geschikt om (gestandaardiseerde) mailings naar de juiste klantengroepen te versturen. Dit bestaat uit een aantal stappen.
Mailing texts
Een mailing verzenden begint hier. Je kunt een bericht opstellen, bestaande uit een titel (1) en inhoud (2). Deze inhoud is met het tekstvak te bewerken. Door op ‘Save and publish’ (3) te klikken wordt het bericht opgeslagen en kan je deze kiezen als mailtext bij het onderdeel 'Mailings'.
Alle mailing teksten die opgeslagen zijn, verschijnen in het overzicht zodat ze op een later moment kunnen worden aangepast.
Mailings
Vervolgens kan je bij ‘Mailings’ bepalen naar wie en hoe je de mailing wilt verzenden. Er moet een aantal stappen doorlopen worden.
- Hier kan je de aanmaakdatum opgeven.
- Een bepaalde opmaak kan gekozen worden voor de mailing. Deze kunnen in het onderdeel ‘Email template’ aangemaakt en aangepast worden.
- Je moet kiezen welke mail je wilt versturen. Je kan kiezen uit de mails die in het onderdeel ‘Mailing texts’ aangemaakt zijn.
- Door ‘All registered users’ te activeren, ontvangen alle (actieve) geregistreerde gebruikers van Ballroom de mail. Dus alle gebruikers binnen het onderdeel 'Users'. Als ze 'gedisabled' zijn dan ontvangen ze geen mail.
- Met ‘All subscribers’ zorg je ervoor dat mensen die zich hebben ingeschreven op de mailing de mail ontvangen. De subscribers kan je beheren in het onderdeel 'Subscribers'.
- In het geval dat je niet een openbare mail wilt sturen, maar een mail naar een aantal specifieke gebruikers, kan je bij ‘Specific users’ opgeven wie de mail mag ontvangen. Hier moet je de login namen opgeven zoals opgegeven in het onderdeel 'Users'. Indien je meerdere login namen wilt invoeren, moet je deze scheiden met een ‘;’. Niet bestaande gebruikers worden genegeerd.
- Ook kan je emailadressen toevoegen van niet-(Ballroom)gebruikers. Indien je meerdere emailadressen wilt invoeren, moet je deze scheiden met een ‘;’.
- Met ‘send only to users with role’ zorg je ervoor dat alleen gebruikers met bepaalde toegang of rol de mail kunnen ontvangen. Dit werkt alleen in combinatie met de setting ‘All registered users’ (4). Deze moet dus ingeschakeld zijn, waarna je kan bepalen welke actieve gebruiker met een specifieke rol de mail moet onvangen.
- Met ‘allow recipient to receive mailing multiple times’ wordt er gezorgd dat een ontvanger de mail niet dubbel ontvangt. Door deze optie aan te vinken sta je toe dat een emailadres de mail meer dan 1 keer kan ontvangen.
- ’Verify recipients’ dient ter controle van de ontvangers van de mailing. Het kan duplicaten en ongeldige emailadressen tonen. Je krijgt als beheerder te zien om hoeveel en welke emailadressen het gaat. Door op de button te klikken, worden de resultaten getoond alsof de mailing verzonden zou zijn.
- Je kan er ook voor kiezen om eerst een test mail te verzenden. In het tekstvakje vul je het emailadres in naar wie de testmail verzonden moet worden. Alle andere gewenste ontvangers van de ‘echte’ mail ontvangen op deze manier nog niets. Via de button 'Send test mail' wordt de testmail daadwerkelijk verstuurd.
Als een mailing is opgeslagen, verschijnt deze in het overzicht:
Subscribers
Met het onderdeel ‘Subscribers’ kan je de emailadressen beheren van mensen die zich hebben opgegeven op de website voor bijvoorbeeld de nieuwsbrief. Op de Ballroom website kan door ABF een onderdeel toegevoegd worden waarmee bezoekers zich kunnen inschrijven voor een mailing of nieuwsbrief. De aangemelde gebruikers komen in deze lijst terecht. Het beheer bestaat uit het verwijderen, 'disablen' (dan kunnen geen mailings naar dit emailadres gestuurd worden) of het toevoegen van subscribers.
Onderstaand een voorbeeld van een contactpagina zoals deze door ABF opgemaakt kan worden, hierbij worden verschillende Ballroom elementen gebruikt. Bezoekers kunnen hun emailadres opgeven (1) zodat ze zich kunnen inschrijven voor een nieuwsbrief. Deze emailadressen worden als subscriber toegevoegd aan Ballroom. Vervolgens kan de Ballroom beheerder een mailing opstellen en deze verzenden naar de subscribers. Ook is het voor bezoekers mogelijk om een contactformulier (2) in te vullen. Dit bericht wordt verzonden naar een, door de Ballroom beheerder opgegeven, emailadres. Dit kan via de Ballroomsettings.
Email template
Je kan een lay-out meegeven aan mailings. Het kan handig zijn om verschillende lay-outs te hanteren voor verschillende type mails. Deze lay-outs kan je bewerken in dit onderdeel. Door op de desbetreffende template te klikken opent er een HTML-venster. Hierbinnen is het mogelijk om de opmaak van de mail aan te passen door de HTML te veranderen. Enige HTML kennis is hier dus vereist. De templates kan je vervolgens kiezen bij het opstellen van een mailing.
Interface
Languages
Ballroom heeft een meertaligheidsoptie. Op deze manier kunnen gebruikers de website in een andere taal dan de standaardtaal zien. Indien de Ballroom website voorzien wordt van de taalmodule, zal een taalswitch op de website worden toegevoegd waarmee gebruikers een andere taal kunnen instellen. Welke talen er beschikbaar zijn binnen Ballroom kan je instellen in het onderdeel 'Languages'. In de tabel die hier wordt getoond zijn alle beschikbare talen opgenomen, ook kan je talen (de)activeren.
Translations
Binnen dit onderdeel kan je vertalingen opgeven voor user interface teksten. Het gaat hier om alle teksten, behalve geplaatste content. In onderstaand screenshot worden een aantal van deze teksten vertaald vanuit het Nederlands naar het Duits (indien de taalmodule is ingeschakeld).
Wel zal eerst de taal op Duits moeten worden gezet, dit kan in Ballroom via het menu rechtsboven:
Platform content
Hier is het mogelijk om content aan te passen. Het gaat hier niet om de algemene content, zoals nieuwsberichten, FAQ's en dergelijke. Headers, footers en teksten voor contactformulieren en mails zijn voorbeelden van content die hier beheerd een aangepast kunnen worden. Het gaat hier om custom content, omdat de beheermogelijkheden binnen dit onderdeel sterk afhangen van de inrichting van de website. Er is een lijst met content die beheerd kan worden, zie onderstaande screenshot. Per onderdeel verschijnt er het bekende tekst vak waarin tekst kan worden aangemaakt en aangepast. Zo kan je bijvoorbeeld de footer van de website aanpassen.
Was dit artikel nuttig?
Dat is fantastisch!
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Sorry dat we u niet konden helpen
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Feedback verzonden
We stellen uw moeite op prijs en zullen proberen het artikel te verbeteren