Voldoen aan de Archiefwet met Swing
Om te voldoen aan de Archiefwet, moeten historische datasetversies beschikbaar zijn voor eindgebruikers. Hieronder vindt u hoe u als beheerder van Swing deze vereiste kunt naleven.
Beschikbaarheid van historische datasets
Als beheerder bent u verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van eerdere versies van openbare datasets waarvoor uw organisatie verwerkingsverantwoordelijk is. Dit kan als volgt geregeld worden.
Exportfuncties
Gebruik de functionaliteit binnen Swing Studio om relevante data en metadata te exporteren. Zorg ervoor dat deze gegevens in een geformatteerd en toegankelijk bestand worden aangeboden via een centraal openbaar content management systeem (CMS), zoals Swing Ballroom.
Archivering van externe datasets
Voor datasets die afkomstig zijn van externe leveranciers (bijv. CBS) bent u verwerker en is het volgens het principe 'Bewaren bij de bron' niet nodig om een archief bij te houden. U kunt dan verwijzen naar de archieven van deze leveranciers. U kunt in Swing een link naar een bronhouder toevoegen in de metadata instellingen van een bron.
Wetgeving
De Archiefwet 2026 treedt op 1 januari 2027 in werking. De nieuwe wet sluit beter aan op digitaal informatiebeheer en stelt duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie centraal.
Swing ondersteunt organisaties bij het voldoen aan de eisen van de Archiefwet 2026. Gegevens en hun historie worden binnen Swing duurzaam beheerd en blijven raadpleegbaar, zodat ontwikkelingen in de tijd inzichtelijk en controleerbaar zijn. Ook ondersteunt Swing het beheer van gegevens gedurende hun levenscyclus, waaronder bewaartermijnen, vernietiging en – waar van toepassing – overbrenging.
Daarmee biedt Swing de functionaliteit die organisaties nodig hebben om hun gegevens in overeenstemming met de Archiefwet 2026 te beheren. De uiteindelijke naleving is mede afhankelijk van de inrichting van het informatie- en archiefbeheer binnen de betreffende organisatie.